Những lưu ý quan trọng khi gửi thiệp mời online để đảm bảo hiệu quả cao nhất Khi sử dụng thiệp mời online, việc gửi thiệp đúng cách có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả truyền tải thông tin cũng như khả năng tham dự của khách mời. Trước tiên, bạn cần xác định rõ phương thức gửi thiệp phù hợp với đối tượng khách mời. Nếu gửi qua email, hãy đảm bảo tiêu đề email hấp dẫn, rõ ràng và chuyên nghiệp để tránh bị bỏ sót hoặc rơi vào thư mục spam. Nội dung email nên ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin về sự kiện và có đính kèm thiệp mời hoặc liên kết dẫn đến trang thiệp điện tử. Nếu gửi qua mạng xã hội như Facebook, Zalo, hoặc Instagram, bạn nên gửi tin nhắn trực tiếp kèm theo một lời mời lịch sự, tránh gửi hàng loạt gây cảm giác thiếu trang trọng. Khi gửi thiệp qua tin nhắn SMS, hãy đảm bảo nội dung có đầy đủ thời gian, địa điểm và đường dẫn để người nhận dễ dàng truy cập thiệp mời trực tuyến. Một điểm quan trọng khác là thời gian gửi thiệp mời, bạn nên gửi ít nhất trước sự kiện từ 1-2 tuần đối với các sự kiện nhỏ như sinh nhật, họp mặt và ít nhất một tháng đối với các sự kiện quan trọng như đám cưới, khai trương. Nếu là hội thảo hoặc sự kiện chuyên nghiệp, việc gửi thiệp mời sớm giúp người tham dự có thời gian sắp xếp công việc và xác nhận tham gia. Ngoài ra, sau khi gửi thiệp, bạn cần theo dõi phản hồi từ khách mời, nếu cần thiết, hãy gửi lời nhắc trước sự kiện từ 2-3 ngày để đảm bảo họ không quên lịch trình. Bạn cũng có thể cá nhân hóa lời mời bằng cách thêm tên người nhận hoặc gửi một lời nhắn riêng thể hiện sự quan tâm, điều này giúp tăng tỷ lệ phản hồi tích cực. Nếu sự kiện có số lượng khách mời lớn, hãy sử dụng công cụ quản lý danh sách khách mời để dễ dàng theo dõi ai đã nhận thiệp và phản hồi tham gia hay chưa. Cuối cùng, hãy đảm bảo thiệp mời hiển thị tốt trên mọi thiết bị, từ điện thoại di động, máy tính bảng đến máy tính để bàn để người nhận có trải nghiệm tốt nhất.
Nếu bạn chưa từng sử dụng các công cụ thiết kế trước đây, Biihappy invitePro cũng có hệ thống hướng dẫn chi tiết, giúp bạn dễ dàng làm quen với nền tảng này. Các bước thiết kế thiệp được trình bày rõ ràng, từ việc chọn mẫu, chỉnh sửa nội dung đến cách chia sẻ thiệp. Ngoài ra, còn có các video hướng dẫn trực quan giúp bạn hiểu nhanh hơn. Với sự hỗ trợ này, ngay cả những người không rành về công nghệ cũng có thể tự tin tạo ra những mẫu thiệp đẹp mắt mà không cần sự trợ giúp từ chuyên gia thiết kế. Nếu bạn muốn đơn giản hóa quy trình check-in cho sự kiện, Biihappy invitePro cung cấp tùy chọn tạo mã QR trên thiệp mời. Khách mời chỉ cần quét mã bằng điện thoại để xác nhận tham gia hoặc nhận vé vào cửa. Điều này đặc biệt hữu ích cho những sự kiện có số lượng khách đông như hội nghị, hội thảo hoặc lễ khai trương. Nhờ tính năng này, bạn có thể giảm bớt khâu kiểm tra danh sách thủ công và giúp việc đón tiếp khách diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn.
